Как сэкономить деньги на аренде офиса-помещения буквально из ничего

Вы, наверное, подумали, что под таким заголовком я сейчас предложу вам перевести всех сотрудников на удалёнку и закрыть к чертям собачьим офис, как сейчас многие делают. А вот и нет. На самом деле на удалёнке мы в АМР съели не то что собаку, а целую Южную Корею, потому что уже пятнадцать лет больше половины сотрудников нашего агентства работает удалённо. Из разных городов и даже стран: можно смело кидать понты на тему того, что мы международное агентство, транснациональная корпорация практически (но это не точно). Но при этом физический офис у нас существует, и даже в разгар ковида (помните, было что-то такое когда-то давным-давно в мирную, спокойную доСВОшную эпоху?) ключевых офисных сотрудников мы не отправляли по домам. Нет, я лично из своего собственного кармана оплачивал каждому такси на работу, такси домой (чтобы в трамваях заразу не собирали), тесты-анализы и вот это всё (подробности – здесь), но только чтобы все собирались в офисе, пусть даже в масках, ластах и обмазанные санитайзером с головы до ног.

Почему так? Ведь тут и там говорят, что за удалёнкой будущее! Да. Будущее. Только это будущее давно наступило и превратилось в настоящее. Я давно понял одну простую вещь. 

Во-первых, есть сотрудники, которые гораздо эффективнее работают удалённо. Это, например, творческие профессии вроде креативного директора, редакторов, дизайнеров и т. п.: этим людям важно сесть где-то в спокойном тихом месте, сосредоточиться, налить себе чайку или чего-нибудь покрепче (например, кофейку) и работать, ни на что не отвлекаясь. 

Реальное рабочее место одного из наших редакторов. С качелей, подобием пальмочек и в 100 метрах от моря 

Потому что дом у такого сотрудника – это, по сути, его кабинет. Который он сам себе оборудовал, купив кресло по форме собственной жопы, клавиатуру нужного цвета, холодильник с нужным сортом кваса и так далее. Конечно, можно принудительно загнать такого сотрудника в офис и обеспечить ему такой же личный кабинет. Только если каждому из 50 человек выделить по кабинету – я разорюсь на аренде. Вернее, чтобы не разориться, я из-за расходов на офисное жопоместо (а это +30-50% к ФОТ) буду вынужден этому сотруднику платить меньше, вот и всё! А теперь, внимание, вопрос: зачем сотруднику тратить время и деньги на поездки в офис, чтобы при этом ещё и получать меньше? Он что, идиот? Нет, он не идиот и просто будет работать на комфортных для него условиях, но на какого-нибудь моего конкурента. А мне это зачем?

Во-вторых, есть сотрудники, которые на удалёнке тупо работают менее эффективно. И не только потому, что большинство людей не очень умеют в самоорганизацию, считая, что раз они не в офисе, то можно параллельно заниматься какими-то домашними делами, смотреть сериальчики или поглощать вкусные тбилисские хачапури. А потому, что, как бы тошнотно-корпоративно это ни звучало, но командная работа – это командная работа. Всякие созвоны в зуме и рабочие чатики при координации общих задач отнимают уйму времени по сравнению с тем, когда вот тут рядом сидят аккаунт-менеджеры, вот здесь же бухгалтерия, вот тут курьеры… Короче говоря, все рядом, все могут мгновенно что-то обсудить, передать документы и так далее, не собирая консилиумов и не ожидая, пока там условная Маша почешет жопу и ответит в вотсапе или почте. Или просто трубку возьмет: зуб даю, у каждого была такая ситуация, когда срочнейше нужно что-то от сотрудника, который находится не в офисе, звонишь ему голосом через рот, а там ВНЕЗАПНО «абонент не абонент».

Так вот. Жопоместа для офисных сотрудников стоят денег, прибавляя 30-50% к расходам на ФОТ. Причем затраты вроде компьютеров, уборщиц, кофемашин с печеньками, туалетной бумаги, плейстейшенов для миллиниалов «как в Мэйлру» и т. п. – мелочи по сравнению с собственно арендной платой. Казалось бы, ковид, удалёнка, спрос падает, потом СВО, бизнесы разоряются, а значит аренда должна была ощутимо подешеветь! Но нихрена подобного! Часто владельцы недвижимости просто хотят компенсировать падение спроса за счет повышения ставок для тех, кому квадратные метры все-таки ещё нужны. Только в 2021 году ставки выросли на 30-40%, и я не придумываю. 

И, естественно, арендодатели делают все возможное для того, чтобы сдать вам как можно больше площадей. Предлагаемые планировки по умолчанию – чаще всего абсолютно бестолковые, много места в них используется совершенно впустую: все эти коридоры, какие-то ненужные углы, стоящие по-дурацки столы – места вроде много, а все равно сотрудники не помещаются. 

А ведь решение элементарное! Позовите… дизайнера интерьеров, который оптимизирует ваше офисное пространство именно под ваши функциональные потребности. И с комфортом разместит нужное количество сотрудников на небольшой площади. Причем без крайностей, которыми страдают владельцы коворкингов и опенс-спейсов: из жадности напихивают в одно помещение людей, как килек в консервную банку. В итоге работать совершенно некомфортно, и люди из такого офиса просто бегут. 

Даю лайфхак-совет. Нам, например, помогли оптимизировать офис специалисты из компании «АМИ-Дизайн» (о нашей работе по их продвижению читайте тут). Они так переформатировали пространство, что мы вместо 150 квадратных метров для 20 рабочих мест теперь арендуем 100, а от «лишних» 50 отказались. То есть при эффективной стоимости квадратного метра в 1,2 тысячу рублей в месяц это просто 60 тысяч рублей чистой экономии. Экономии ежемесячно. 720 тыс. руб. в год. Причем услуги ребят-дизайнеров мне стоили 200 тысяч рублей – то есть, окупаются они практически сразу, всего за три месяца!

 
Павел и Екатерин Амиянц – вместе они «АМИ-Дизайн»

Ребята действительно творят чудеса: они умеют «впихнуть невпихуемое», да так, например, что у вас на 60 квадратных метрах будет ТРИ комнаты и ДВА санузла – чтобы у каждого отдела было ощущение личного пространства и не было очередей в туалеты. И при этом без тесноты: потому что они правильно расставляют мебель, правильно организуют зонирование рассадку людей, продумывают вентиляцию-освещение-розетки-выключатели, грамотно задействуют «медвежьи углы», в смысле, неиспользуемое пространство, где обычно валяются старые коробки из-под ксероксов ;) В итоге всем уютно и удобно, никто никому не мешает, всё всегда под рукой и все работают плодотворно – потому, что само пространство уже настраивает на рабочий лад: от цвета стен до расположения тумбочек и вешалок.

А один мой знакомый бизнесмен просто делал ремонт в офисе без изменения его размеров (помещение в собственности, поэтому на аренде не сэкономишь). И по моему совету привлёк «АМИ-Дизайн», которые почти полностью перекроили его 120 квадратных метров. Одной из задач было «разуплотнить» офис, потому что во время пандемии народ отправили на удалёнку, а потом часть сотрудников на ней оставили навсегда – тех самых, которые эффективнее трудятся дома, а не в офисе. Можно было, конечно, переехать в офис поменьше, но помещение, повторюсь, у него в собственности и отказываться от него не было смысла.

Поэтому встала задача сделать так, чтобы вернувшиеся в офис работали комфортнее и лучше, чем до ковида. И ведь получилось! Посмотрите, как близко стоят столы в старом варианте и как просторно стало в новом. Конечно, можно спланировать это пространство так, чтобы запихать сюда и 20 человек. Но ремонт делали ради повышения эффективности! И получается, что «лишние» люди эффективнее трудятся на удалёнке, а остальные стали гораздо больше приносить пользы в офисе.

Вроде бы на первый взгляд нет особой разницы между левой и правой планировками. Но старая (верхняя) планировка неудачная, а новая (нижняя) – наоборот, очень комфортная, и это настолько увеличило продуктивность, что пара сотрудников начала отказываться от удалёнки и проситься в офис, потому что им там стало работаться гораздо лучше, чем дома, и для них тоже нашлось место.

Что за чудеса? Да никаких чудес, просто рационализация и продумывание каждой мелочи. Посмотрите внимательно: в новом офисе, например, переговорка находится вдали от всех остальных рабочих мест, а значит, никто не будет шастать туда-сюда мимо неё и мешать. И она просторная: целых 25 квадратных метров, в то время как в старом офисе она была маленькая и душная – и переговоры эффективно в ней было не провести, потому что все ёрзали на стульях, мучались и демонстративно смотрели на часы, в ожидании, когда же это всё закончится и можно будет сбежать, сверкая пятками. Приходилось встречи с заказчиками проводить в недешёвом ресторане неподалёку от офиса, а поскольку встречи проходили чуть ли не каждый день, то эти «представительские расходы» съедали по 150 тысяч рублей в месяц (15 раз в месяц в среднем по десятке за поход в кабак).

Или вот в старом офисе туалеты находятся прямо напротив кухни: вам приятно есть свой дошик под чарующие звуки сливного бачка? Сомневаюсь. А ведь если посмотреть внимательно, то в старом офисе напротив туалета ещё и стоял стол одного из сотрудников. Вот почему никто на его позиции не задерживался более полугода – чувствовать себя бабкой-вахтёршей в общественном сортире никому не нравилось. Дурацкий шкаф между окнами съедал пространство и загораживал свет, при входе в офис стоял дурацкий диван, на котором никто никогда не сидел… Зато после перепланировки удалось сделать кухню площадью 30 квадратов, в которой никому не тесно, и обстановка располагает к тому, чтобы можно было что-то обсудить за чаем, в неформальной атмосфере. Ерунда? Нет. В конторе стало меньше беготни на перекуры – ведь это в первую очередь социализация, а не жажда очередной порции никотина, и как результат – меньше больничных из-за простудных заболеваний. Эффективность по всем фронтам!

Сами сотрудники в количестве восьми человек заняли опенспейс площадью 50 квадратных метров, а двое бухгалтеров получили отдельную 15-метровую комнату и шуршат там бумажками, никому не мешая. Шикарно, я считаю!

Причём Павел и Екатерина Амиянц из «АМИ-Дизайна» не просто приходят и говорят: «Здесь поставьте столы так, а тут повесьте полку». Ребята готовят полноценный дизайн-проект помещения со всеми чертежами и размерами (включая инженерные сети и расположение каждой сраной розетки). Готовят проект, который можно смело дать любой строительной бригаде – в том случае, если у вас офис новый, и вы всё равно там делаете ремонт. Если вы ремонт не делаете, а просто переставляете кровати оптимизируете имеющееся пространство без переконфигурации помещения, то и бригада не нужна.

И самое главное: у «АМИ-Дизайна» есть крутейшее АНТИкризисное решение, позволяющее раза в два сэкономить на отделочных материалах и мебели. Если вы в последние несколько месяцев ходили в магазины типа «Касторки», «Леры-Меры» или «Опы», то, наверное, уже успели на отличненько так охереть от цен вообще на всё. Сначала они выросли из-за ковида и вызванного им дефицита, теперь же из-за санкций и ухода многих иностранных брендов дефицит усугубился. Параллельный импорт частично решает проблему, но цена при этом становится ещё более конской: посредники тоже хотят кушать.

Однако значительная часть «фирмЫ», не говоря уже о локальных брендах, делается… правильно, в Китае на контрактных заводах. А что там не делается – тому китайцы, как правило, давно выпускают аналоги. Как по дизайну, так и по потребительским свойствам. Уж что-что, а копировать европейский дизайн Хунвейбины умеют замечательно. Я, как любитель цифр, даже узнал точно: Китай производит 70% (!) всего мирового объёма строительных и отделочных материалов.

Так вот, ребята из «АМИ-Дизайна» наперечёт знают все эти китайские фабрики и очень хорошо разбираются в том, что у кого можно заказывать, а что не стоит. И под дизайн-проект они подбирают необходимое количество стройматериалов, мебели, светильников, рубильников, умывальников и будильников, собирают это в один контейнер и отправляют сюда, в Россию. Получили, разгрузились – у вас есть всё для ремонта, только заплатили вы за это в два раза дешевле. 

Причём не обязательно для этого заказывать у «АМИ-Дизайна» дизайн-проект. Они работают и по чужим проектам, подбирая полные аналоги указанных там материалов. Зачем им заморачиваться с чужими проектами? Очень просто: чем больше «АМИ-Дизайн» закажет у китайцев разного добра для своих клиентов, тем более низкую цену дадут производители – ПРОФИТ!!!!111

Но важнее всего – это сами принципы организации офиса. Например, из общения с «АМИ-Дизайном» я понял, что у каждого отдела должно быть свое пространство. Потому что бухгалтерия не дружится с отделом маркетинга или продаж, где каждый пытается друг друга перекричать.

Должно быть отдельное пространство для приема пищи: потому что совершенно неправильно, когда ты ешь на рабочем месте. Кухня должна быть отдельной, и заваривание доширака без отрыва от производства только кажется эффективным: на самом деле, когда ты не переключаешься с текущей задачи на еду, то ты и задачу делаешь через одно место (у мозга не хватает ресурсов на работу), и ешь неправильно (потому что мозг отвлекается от еды на компьютер), что очень быстро приводит к заболеваниям желудочно-кишечного тракта. То есть выливается в затраты на простои сотрудников из-за больничных, которые я ещё и оплачивать должен, на минуточку. Ну и если дошиком или кофе-чаем сотрудник вдруг зальёт свой ноутбук, то это опять же становится моей головной болью: простой и ремонт/замену техники оплачиваю, опять же, я. 

Есть важный момент: свое пространство должно быть именно у каждого отдела, но не у каждого конкретного сотрудника. Наоборот, от «личного пространства» в виде кубиклов из перегородок размером метр на метр нужно категорически отказываться. Потому что чисто психологически, когда сидишь в общем улье и чувствуешь командный дух, то работаешь продуктивнее – я имею в виду менеджеров, а не творческие профессии. Плюс это здорово экономит пространство. Беда в том, что многие понимают «опен-спейс» просто как комнату, где все сидят вместе. Как-нибудь. Какая разница? А разница большая. Например, ребята из «АМИ-Дизайна» переделывали много офисов, где принципы опен-спейса были реализованы очень коряво. Часто бывает так, что кому-то просто невозможно пройти к рабочему месту, не побеспокоив другого сотрудника. То есть, бесится и тот, кому надо через других постоянно перелезать, и тот, через кого все постоянно перелезают. Или, например, столы ради уплотнения ставятся так, что закрывают собой дверцы шкафов: в итоге шкафами реально невозможно пользоваться.

Комфортная рассадка людей в офисе возможна при выделении от 3-4 квадратных метров на каждого сотрудника, хорошо если 5. У нас после оптимизации примерно так и выходит: на 20 человек 100 квадратов. Чем ближе помещение к квадратной форме – тем больше возможностей, тем более гибким оно будет для различных планировочных решений. Поэтому если вам предлагают снять какой-нибудь длинный коридор с множеством маленьких узких комнатушек-«пеналов», бегите оттуда: вы просто будете переплачивать за огромные излишки площадей, которые никак не сможете использовать. Если хотите максимального простора и ощущения офиса крупной международной корпорации, рассчитывайте максимум на 9-12 метров на человека (ещё больше нет никакого смысла, это будет нерационально).

Ещё важно, как стоят столы. Между столами коллег должно быть минимум 2 метра с тыльной стороны и 1,2 метра – между боковыми поверхностями мониторов. Кроме того, человек подсознательно выбирает место так, чтобы его спина была как-то защищена. То есть за ней не должно быть чего-то, чего человек не может контролировать. Если сотрудник сидит спиной к двери, то он находится в постоянном напряжении, что начальник зайдёт и подсмотрит, что у него на экране. Пусть он и не смотрит порнуху на рабочем месте, но всё равно из-за теоретической возможности он напрягается, а эффективность его работы падает. Совсем другое дело, когда сидишь лицом ко всем. Возникает ощущение, что ты контролируешь происходящее.

Кстати, нет никаких проблем с тем, чтобы столы стояли друг напротив друга, то есть, лицом к лицу. Перегородки в данном случае будут создавать чувство капсульности, что давит сильнее, чем открытое пространство.

И, конечно, большое значение имеет сама мебель: от нее часто зависит даже больше, чем от планировки помещения. Потому что дешевые стулья, разъезжающиеся под тобой (знаете, такие любят ставить в бюджетных учреждениях), или столы, которые невозможно собрать так, чтобы они не шатались, – это вообще номер один в списке самых бесящих факторов в офисе. 

Минимально комфортный размер рабочего стола – метр шириной и полметра глубиной. Глубина особенно важна, потому что иначе ноутбук или клавиатура десктопа будут слишком близко к краю стола, запястья будут постоянно затекать. С другой стороны, слишком большие столы создают подсознательное желание захламить их – места же много – вместо того, чтобы аккуратно разложить все документы и предметы по лоткам-органайзерам и ящикам, где их потом всегда легко найти. 

Когда стол завален хламом, эргономично расположить клавиатуру и мышь не получится

Также важно, чтобы монитор был на одном уровне глаз с прямым положением шеи, так что в идеале все-таки нужны настольные компьютеры или внешние мониторы к ноутбукам. Сам по себе ноутбук конструктивно предназначен для эпизодической работы в полевых условиях. Ключевое слово «эпизодической». Я прекрасно понимаю, что удобно все файлы и программы держать в одном компе, но никто не мешает в офисе использовать его как системный блок, воткнув в него клавиатуру, мышь и монитор. 

Ксерокс должен стоять в 60 см от стен и рабочих мест, а со стороны загрузки должен оставаться минимум 1 метр.

Кресло должно быть с регулировкой высоты и упором для спины. Конечно же, вертящееся, можно даже не на 360 градусов, а хотя бы на 30 в каждую сторону. Самые лучшие кресла для работы – как ни парадоксально, геймерские. Они прямо созданы для того, чтобы можно было сутками не отрывать жопу, катая в дотку. Но если дотку заменить на эксель, можно будет сутками сидеть в экселе!

Ребята из «АМИ-Дизайна» мне много рассказывали ещё и про освещение, и про вентиляцию – но я уж не буду всё пересказывать, потому что вряд ли вы будете проектировать инженерные системы сами, скорее обратитесь к профессионалам. 

«АМИ-Дизайн», кстати, не только офисами занимаются, но и другими коммерческими помещениями – например, ресторанами и кафе. И даже хоспис спроектировали!

Спроектированный «АМИ-Дизайном» корнер корейской еды для фуд-корта. Нет кислотных вырвиглазных цветов, ассоциирующихся с вредным фаст-фудом. Наоборот, олицетворение книги «О вкусной и здоровой пище». Разделены зоны заказа и выдачи, а десерты с витрины между кассами так и просятся в руки, что увеличивает их продажи

Вот, например, с чем у вас ассоциируется корейская уличная еда? Наверняка с острейшим термоядерным кимчи и прочей морковкой, сдобренной лошадиными дозами приправ. Но на самом деле сами корейцы предпочитают здоровую натуральную овощную диету. Но как рассказать об этом потребителю на фуд-корте, где кругом одни бургеры да хот-доги? «АМИ-Дизайн» спроектировали великолепный корнер в пастельных тонах, которые уже сами по себе ассоциируются с чем-то мягким и приятным, природным, экологичным – и при этом вызывают аппетит. Композиция из стабилизированного мха, на которой расположился логотип, стала одной из ярких фишек этого проекта, она не требует особого ухода, отлично прослужит не один год и всегда будет актуально и выигрышно смотреться. А основные ценности заведения просто взяли и написали на колонне! Причём шрифтами разного размера – чтобы захотелось подойти и прочитать подробности. И люди подходят, и читают, и после этого заказывают. Великолепный пример того, как дизайн становится маркетинговым инструментом, причём чрезвычайно эффективным: стоит почти нисколько, но продаёт! Прям мои, фадеевские, ценности!

Хоспис, спроектированный «АМИ-Дизайном». В таком не хочется побыстрее сдохнуть: наоборот, у пациентов будет ощущение, что жизнь налаживается!

А хоспис – вообще задача нетривиальная. Ведь заведение специфическое, и тут важно достичь не только физического комфорта, чтобы маломобильным пациентам и персоналу было удобно. Крайне важен был ещё психологический комфорт, чтобы они чувствовали себя уютно. Поэтому никаких больничных светильников – только рассеянный свет, комнатные растения, дерево, тёплые тона вместо типичного для таких мест белого кафеля – в итоге получается домашняя атмосфера.

И, конечно, квартиры и дома. В «АМИ-Дизайне» очень любят заниматься не пятиэтажными особняками, где в углу гостиной аккуратно стоит аквариум с бегемотом, а делают чудеса даже из панельных «однушек» и студий в «человейниках». Ведь когда пространства много, его организовать любой дурак может, а вот попробуй-ка из 40 квадратных метров сделать комфортное жилище для семьи с ребёнком – задача для профессионалов.

Или вот ещё один пример чуда в миллипиздрической 40-метровой однушке с десятиметровой кухней: нужно было сделать так, чтобы и муж, и жена, работающие удалённо, не мешали друг другу в процессе работы, при этом важно было выделить место для хранения велосипедов и сделать большую гардеробную, а в коридоре – шкаф для вещей гостей, потому что тусовки в этой квартире бывают часто. Что обычно делают? Обычно одного отправляют сидеть с ноутом за кухонным столом, и это вообще ни разу не создаёт рабочей обстановки, а пока второй работает в комнате-спальне, то первый не может лечь спать. 

И посмотрите, что придумали в «АМИ-Дизайне»! Пара аккуратных зонирующих перегородок – и у каждого получается практически по кабинету, и никто никому не мешает ни работать, ни спать!

Прямо вот живая иллюстрация того, что чем меньше у вас жилплощадь – тем важнее и ценнее вам будет нанять дизайнеров, чтобы абсолютно всё поместилось и при этом было комфортно.

Подробно о том, что умеют ребята из «АМИ-Дизайна», я очень подробно писал раньше. Так что добро пожаловать читать вот этот материал.

А ещё они начали вести Telegram-канал, где много полезной инфы про то, как организовывать пространство, делать ремонт и вот это вот всё. Подписывайтесь, там интересно.

Смело могу рекомендовать «АМИ-Дизайн». Бегите все к ним!