Уволить бухгалтера и экономить 500 тысяч рублей в год без вреда для бизнеса

От Фадеева:

Дальнейший текст — обращение Владимира Зинина, основателя конвейерной бухгалтерии МАКО. Рекомендую ОЧЕНЬ внимательно ознакомиться с данным текстом каждому, кто еще не сошел окончательно с ума от «коронокризисной» истерии, не сдался, не похоронил заранее свой бизнес и готов прорываться с боем через грядущие тяжелые времена.

***

Руководители многих компаний сейчас выступают со словами ободрения и напоминаниями о том, что надо сидеть дома и мыть руки. Я, как бухгалтер, в деньги верю больше, чем в добрые слова. Чтобы помочь бизнесу пережить тяжелые времена, моя компания МАКО будет давать скидку 50% на бухгалтерские услуги всем новым клиентам. Пока карантин не закончится. Детали можно уточнить на сайте: по этой ссылке — бизнесменам из Санкт-Петербурга, по этой — владельцам бизнеса из Москвы и других городов. Далее в статье — пара советов-кейсов о том, как можно сэкономить для своей компании от нескольких сотен тысяч до миллионов рублей.

***

Приближается 25 апреля. Один из четырёх авральных дней в году, когда у всех собственников бизнеса горит земля под ногами. Несмотря на кризис, пандемию и карантин, компании должны вовремя сдать в налоговую квартальные отчёты.

Как сдавать балансы, если ваши бухгалтеры давно «на каникулах», расслабились сидя дома и думать забыли о делах вашего бизнеса? Сейчас узнаете.

Ваш страх стоит миллион в год! Как у вас есть сейчас

Простое правило: чтобы бизнесу получать больше денег, ему нужно одно из двух: либо больше и дороже продавать, либо меньше и эффективнее тратить. Зарабатывать больше в нынешних условиях вряд ли возможно. Покупательная способность населения падает, курсы валют растут, хитрые контрагенты не спешат работать и ждут, когда рынок устаканится. Значит, нужно начинать экономить: сокращать издержки и повышать внутреннюю эффективность своего бизнеса.

Ещё в «нормальные» докризисные времена многие компании (особенно представители малого и среднего бизнеса) уже отказались от штатного бухгалтера. Оно и понятно: средняя зарплата бухгалтера в Москве — в районе 50 000 рублей. Добавьте к этому 43% налогов, сборов и отчислений. Получается, что среднестатистическая любительница чая и пасьянсов Тамара Николаевна обходится своему работодателю в 71 500 рублей ежемесячно или в 858 000 рублей в год. Почти миллион!

При этом штатный бухгалтер может совершать ошибки и не нести за это ровно никакой ответственности — максимум, что можно сделать, это уволить её. Кроме того, согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан оплачивать Тамаре Николаевне отпуска, больничные и прочие «нерабочие недели». Вы несёте все риски, связанные с человеческим фактором: штатный бухгалтер может в ответственный момент заболеть, потребовать отгул или даже уволиться.

Да, Тамара Николаевна, помимо непосредственно бухгалтерии, может заниматься другими важными вещами: пить чай с корпоративными печенюшками, оформлять договора, делать и отправлять клиентам счета-фактуры и акты. В конце концов, Тамара Николаевна — заслуженный сотрудник вашей компании. Вы её уважаете, вы к ней привыкли. Она знает вас, вы знаете её. Вы вместе столько лет!

НО. Цена такой привычки — почти миллион в год. МИЛЛИОН рублей! Миллион, который можно пустить на производство, на зарплаты сотрудникам, занятым в этом самом реальном производстве, на аренду офиса, в конце концов. Апрель 2020 года — самое время решить: действительно ли вы настолько боитесь остаться вашей любимой Тамары Николаевны – вашего бессменного штатного бухгалтера?

Аутсорсинговая бухгалтерия. Вариант экономии N1.

Альтернатива штатному бухгалтеру — бухгалтерия на аутсорсе. Та же Тамара Николаевна, но которая работает удалённо и уже за 30 000 рублей в месяц, безо всяких там страховых взносов и НДФЛ, а просто за 30 000 руб. И выполняет для вас почти все функции штатного бухгалтера:

  • подача налоговых деклараций и расчетов;
  • коммуникация с налоговой и фондами через какой-нибудь «Такском»;
  • расчёт и выплата на зарплаты;
  • расчёт страховых взносов, НДФЛ и прочей налоговой всячины;
  • выставление счетов-фактур и актов, обработка первички;
  • сведение книг продаж;
  • сведение квартальных годовых отчетов.

Функции, которые аутсорс на себя не берёт, если очень захотеть — можно распределить между сотрудниками компании. Оформление договоров переложить на отдел продаж. Счетов — на секретаршу. Собственнику бизнеса, естественно, придётся напрячься и научить сотрудников выполнению новых обязанностей. Найти силы и время, чтобы контролировать качество исполнения этих функций, учить, мотивировать.

Вероятно, ввиду новых обязанностей придётся поднять оклад секретарши на 5 000 рублей и выделить дополнительные 10 000 рублей на бонусы отделу продаж (за дополнительную работу). Если эти бонусы оформляются «в белую» и облагаются взносами, суммарно они встанут в 21 450 руб. И всё равно выходит намного выгоднее, чем кормить штатного бухгалтера!

Смотрите сами:

30 000 рублей (аутсорсинг) + 21 450 рублей (секретарю и отделу продаж за выполнение части работы бухгалтера) = 51 450 в месяц или 617 400 рублей в год. Экономия по сравнению с содержанием штатного бухгалтера — 240 600 рублей в год.

Из недостатков: бухгалтер на удалёнке и даже аутсорсинговая контора никак не защищают вас от ошибок и рисков, связанных с человеческим фактором. Большинство бухгалтерских компаний напоминают артель фрилансеров: несколько бухгалтеров, каждый из которых полностью ведёт бухгалтерию 3-5 клиентов (минимум!). Бухгалтер на аутсорсе может ошибаться даже чаще штатного, ведь ему приходится вести дела нескольких компаний. А если сотрудник аутсорсинговой компании, ведущий конкретно ваш бизнес, заболеет, уйдёт в отпуск или уволится, никто не знает точно, как быстро и как качественно будут переданы его дела преемнику.

А ещё бухгалтеры на аутсорсе иногда пропадают. Вместе с базой. Но это уже другая история...​

С ответственностью у аутсорсеров тоже не очень хорошо. В случае проблем и ошибок, повлекших за собой штрафы, взять с «удалёнщика», как правило, нечего — разве что идти пытать удачи в суде.

Первая в мире конвейерная бухгалтерия. Вариант экономии N2.

Компания МАКО — первая в России и первая в мире конвейерная бухгалтерия. Как на промышленном производстве: все процессы оказания бухгалтерских услуг у нас разбиты на отдельные операции. И каждый сотрудник, как рабочий у конвейера, выполняет только ограниченный спектр простейших операций. Люди работают быстро, точно и безошибочно — в отличие от обычных аутсорс-бухгалтеров, каждый работник должен разбираться только в своей узкой теме, которую знает досконально. Схема работы нашей бухгалтерии приблизительно такая:

Ограниченный спектр решаемых задач, подробные инструкции и проработанная система обучения для каждого «рабочего на конвейере» позволяют МАКО полностью исключить зависимость от человеческого фактора. Сотрудников легко заменить, их быстро и просто обучать и им не нужно много платить. Операции-то простейшие! Но зато темп их выполнения – очень высокий.

Для клиента эффективность конвейерного подхода МАКО к бухгалтерии отражается, в первую очередь, в доступной стоимости услуг. Полноценное ведение бухгалтерии, от подачи налоговых деклараций и общения с налоговой до расчёта зарплат и выставления счетов-фактур, для клиента компании МАКО стоит всего в среднем 10 000 рублей в месяц (12 000 рублей с НДС; постоянным клиентам делают скидку!). Те же самые услуги, один-в-один, но втрое дешевле, чем у «обычного аутсорсинга»!

10 000 рублей (МАКО) + 21 450 рублей (секретарю и отделу продаж за выполнение части работы бухгалтера) = 31 450 рублей в месяц или 377 400 рублей в год. Экономия по сравнению с обычным аутсорсингом (Вариант N1) — 240 000 рублей в год, по сравнению со штатным бухгалтером — 480 600 рублей. Около полумиллиона экономии ежегодно! ПОЛМИЛЛИОНА РУБЛЕЙ!

Естественно, чем больше объёмы, тем больше и экономия. Реальный пример из практики МАКО: питерский завод, сокративший целый отдел бухгалтерии и перешедший на работу с МАКО.

В бухгалтерии работало семь человек, на каждого приходилось оплат по 70 000 рублей (с учётом налогов), а если считать со стоимостью содержания рабочего места — все 90 тысяч рублей в месяц. Суммарно выходило 630 000 рублей ежемесячно. МАКО взял на себя все функции бухгалтерии завода за 220 000 рублей в месяц. Итого экономия — 410 000 рублей каждый месяц или 4 920 000 рублей в год. Завод экономит в год почти пять миллионов!

Ещё одно преимущество МАКО перед обычными аутсорсерами и штатными бухгалтерами — огромный опыт. У МАКО на обслуживании более 600 клиентов из совершенно разных отраслей, компания работает уже почти 10 лет. Богатое портфолио и широкий кругозор, охватывающий разные ниши рынка, позволяет глубоко разбираться во многих узкоспециализированных темах.

Яркий пример: клиент из сферы гостиничного сервиса, крупный отель. Налог на прибыль платится авансами. Причем авансы рассчитываются из прибыли за предыдущий период, что дико невыгодно компаниям с выраженной сезонностью бизнеса. В случае клиента, пик сезона приходится на май-август, а вот с сентября по апрель прибыль в разы ниже. Но когда в сентябре сдаётся декларация за первые три квартала года (в том числе, за «жирные» летние месяцы), авансы рассчитываются на полгода вперед — на период с октября текущего года по март будущего. То есть, осенью, зимой и весной фактическая прибыль клиента в разы меньше, но налоги приходится платить, как летом

Вот и получается, что, оплачивая в «не сезон» авансы по налогу на прибыль исходя из жирных месяцев, получаешь колоссальный кассовый разрыв. А это в свою очередь — кредиты, проценты, нервы... Да, потом по итогу набегает большой вычет. Но всё равно получается, что деньги морозятся на долгий срок. Первое, что сделали бухгалтеры МАКО — предложили перейти на помесячный расчёт налога на прибыль.

Вмешательство бухгалтерии МАКО позволило оптимизировать схему уплаты налогов и сократить разрыв порядка 400 млн рублей! «А что так можно было?» — удивились штатные «профессиональные» бухгалтеры. Оказывается, можно. Штатные бухгалтеры отеля (которые скоро пошли искать новую работу) просто этого не знали — и из-за их некомпетентности клиент по факту терял огромные деньги.

Бонусом к серьёзной экономии для клиента МАКО будет свобода от ежеквартальной головной боли, когда нужно сводить и подавать отчётность, а у бухгалтера всплывают ошибки или возникают форс-мажоры в виде болезней и потребности в отгулах. На работу бухгалтерского конвейера, как уже было сказано выше, человеческий фактор не влияет. Всё всегда сдаётся точно в срок, все специалисты легко заменяемы и для заказчика вообще незаметны отпуска, болезни и прочие человеческие особенности конкретных сотрудников МАКО.

Вероятность ошибок в работе МАКО — на уровне статистической погрешности (меньше 0,5%). Работу каждого сотрудника контролирует руководитель его департамента, а за руководителем всё проверяет исполнительный цензор. При этом ответственность компании застрахована на 5 000 000 рублей: если из-за ошибки бухгалтерии МАКО компанию-клиента оштрафуют, МАКО компенсирует 100% санкций.

Поддержка бизнеса в кризис

Компания МАКО работает по всей России, офисы компании расположены в Санкт-Петербурге и Москве. На время введения карантина МАКО предлагает бизнесу из всех городов России дополнительную поддержку: всем новым клиентам предоставляется скидка 50%.

Акция продлится до тех пор, пока «каникулы», объявленные правительством, не закончатся. Таким образом, в апреле 2020 года вполне реально получить полный спектр услуг по бухгалтерскому сопровождению (в т.ч. сдачу ежеквартальной отчётности!) даже не за 10 000 рублей, а за 5 000 рублей в месяц — в 5-6 раз дешевле, чем у типичных классических аутсорсинговых бухгалтерских компаний.

А оставшимся без работы толковым бухгалтерам в Москве и Санкт-Петербурге мы предлагаем рабочие места на своём конвейере. Отбор строгий, собеседование и тесты проходит не более 10% кандидатов. Зато и работа стабильная: у МАКО с конвейерным подходом и 600+ активных клиентов гораздо больше шансов остаться на плаву, чем у классических аутсорсинговых бухгалтерских компаний.

Выводы

Сверхприбылей и мегапродаж в ближайшее время ожидать не стоит. Пора задуматься о том, какие издержки можно сократить и от чего пора отказаться, чтобы ваша компания попросту пережила кризис.

Собственнику бизнеса придётся сжать волю в кулак и справиться с собственными страхами и вредными привычками. Например, со страхом остаться без привычного штатного бухгалтера. Нужно проявить терпение, упорство и строгость в обучении персонала новым функциям. Но награда того стоит — экономия в полмиллиона рублей в 2020 году точно не будет лишней ни для кого.

Подробнее о том, как устроена первая в России и первая в мире бухгалтерия конвейерного типа, читайте тут.

---

С уважением,

Владимир Зинин

Основатель компании МАКО

Сайт компании: Санкт-Петербург | Москва

Исповедь директора завода: кому на Руси руководить хорошо?

Рассуждения необычного директора обычного завода о будущем бизнеса в России, особенностях управления и менталитете простых россиян.

«Новая нормальность» на Бизнес ФМ, выпуск #3: Кофейный Илон Маск

Как зарабатывать на кофезоне по 200 тысяч рублей в месяц?

«Новая нормальность» на Бизнес ФМ, выпуск #2: НЕ одноразовый бизнес

Не всегда нужно гнаться за трендами. Бренд респираторов начал продажи за пару недель до снятия ограничений и взорвал рынок